Jeg blev stillet et spørgsmål forleden, da jeg viste nogen, hvordan man bruger Gmail, og det var ikke første gang, jeg havde hørt det. Spørgsmålet var: 'Hvordan opretter jeg kopier af kladder i Gmail, så det ikke tager så lang tid at svare på kunder?' Da jeg regelmæssigt prøver at besvare spørgsmål her på TechJunkie, troede jeg, at dette var en førende kandidat.
Hvad spørgsmålet faktisk stilles handler mere om e-mail-skabeloner end at gemme kopier af et kladde. Jeg viste nogen, hvordan man opretter autosvar og etiketter til deres nye forretnings-e-mail. De ønskede, at nogle e-mails fra kedelplader skulle sendes til klienter for at holde dem i sløjfen uden at blive kørt af admin hele dagen. Svaret er at oprette e-mail-skabeloner.
flyt mappe fra et Google-drev til et andet
Du kan oprette kopier af disse og opbevare dem som kladder, hvis du foretrækker det, men du kan gøre meget mere med skabeloner.
E-mail-skabeloner
E-mail-skabeloner er en frelsende nåde for alle ejere af små virksomheder eller dem, der finder sig at sige de samme ting i samme slags e-mails. Jeg har brugt dem lige siden jeg startede mine egne virksomheder, og de har sparet mig mange hundrede timer gennem årene.
E-mail-skabeloner kan også få dig til at se mere professionel ud. Du kan svare hurtigere og et simpelt 'Tak for din e-mail, en af vores team vil kontakte dig direkte inden for 24 timer' kan få en kunde til at føle sig værdsat. I betragtning af hvor let det er at gøre, anbefaler jeg stærkt at bruge dem.
Hvordan opretter jeg e-mail-skabeloner i Gmail?
Gmail kalder skabeloner Canned Responses, og du skal aktivere funktionen, før du kan bruge dem. Når du er færdig, kan du oprette så mange e-mail-skabeloner, som du vil.
- Åbn Gmail, og log ind.
- Vælg tandhjulsmenuikonet øverst til venstre, og vælg Indstillinger.
- Vælg fanen Labs.
- Skift Konserverede svar (skabeloner) til Aktivér.
- Vælg Gem ændringer nederst på siden.
Nu er funktionen aktiveret, vi kan begynde at oprette skabeloner. Du gør det fra indbakken i Gmail, så det er her, vi går videre.
- Vælg Skriv e-mail fra din indbakke.
- Opret den e-mail, du vil oprette, som du normalt ville.
- Vælg den grå pil ned nederst til højre i e-mail-vinduet.
- Vælg Dåsesvar og Nyt dåsesvar.
- Giv det et meningsfuldt navn, og vælg OK for at gemme.
Når du har gemt dit dåse svar, kan du sikkert slette kladden.
Når du udarbejder dit dåse svar, skal du afbalancere det personlige touch med at være generisk nok til at du ikke fornærmer nogen. Det betyder enten at lade ting som navne og datoer være ude af e-mailen og erstatte det med tidsplaner. Eller du kan tilføje disse personlige detaljer i hånden, inden du sender det. Sidstnævnte foretrækkes, da det personlige touch skaber et forhold, du kan bygge videre på. Det er dog ikke altid muligt, så du skal bruge din dømmekraft.
hvordan man sender et live billede på instagram
Brug af din e-mail-skabelon
Nu har du oprettet din e-mail-skabelon eller svar på dåse, det er tid til at bruge den. Når du får din første mulighed for at bruge skabelonen, skal du gøre dette:
- Vælg Svar fra den e-mail, du vil svare på.
- Vælg den grå pil ned nederst til højre på skærmen.
- Vælg Dåse svar, og vælg det svar, du oprettede.
- Tilføj personlige data for at gøre e-mailen relevant.
- Sende.
Du kan gøre det samme ved at bruge Compose og oprette en ny e-mail, men jeg finder svarmetoden meget hurtigere.
hvordan man annullerer vip på imvu
Brug af dit dåse svar som en e-mail-autosvar
At tage e-mail-skabelonen et skridt videre, hvad med at oprette et konserveret svar som et autosvar på en indgående e-mail. Du bliver nødt til at holde dit konserverede svar generisk, men det er en fantastisk måde at anerkende ordrer eller forespørgsler og opbygge et godt forhold til din kunde.
- Åbn Indstillinger i Gmail, og vælg fanen Filtre.
- Vælg linket Opret et nyt filter.
- Opret et kriterium for at udløse filteret. Dette vil sandsynligvis være unikt for dig, så vælg noget, der fungerer.
- Vælg Opret filter med denne søgning nederst til højre i vinduet.
- Vælg Send svar på dåse og det svar, du vil bruge.
- Vælg Opret filter.
Nu når filterkriterierne er opfyldt, sender Gmail dit dåse svar automatisk. Dette er ideelt til kvitteringer eller opdateringer og kan indstilles til at udløse på flere måder. Det er umuligt for mig at liste dem alle her, men du genkender et mønster i dine e-mails, som du kan bruge. For eksempel sender alle e-mails til din '[email protected]' e-mail-adresse eller enhver e-mail, der indeholder ordet 'Order'. Du får ideen.
