De fleste moderne virksomheder er afhængige af e-mails til kommunikation. At miste adgang til e-mails eller værre hele e-mail-konti kan være ødelæggende. Sikkerhedskopiering af dine Outlook-e-mails er en af de bedste måder at få ro i sindet ved at vide, at e-mails er gemt flere steder på din enhed og ikke let kan gå tabt.
I denne artikel forklarer vi, hvordan du sikkerhedskopierer Outlook-e-mails på nogle få forskellige måder.
hvordan man viser batteriprocent på bærbare windows 10
Sådan sikkerhedskopieres og eksporteres alle Outlook-e-mails
En af de hurtigste måder at sikkerhedskopiere alle dine Outlook-e-mails er at bruge det integrerede .pst-filformat. Microsoft Outlook og Microsoft Exchange bruger udelukkende PST-filer til at gemme e-mails, kontaktoplysninger og adresser og kalenderbegivenheder. En statisk PST-fil kan bruges som sikkerhedskopi til dine nuværende Outlook-e-mails og kontaktoplysninger, og Outlook vil være i stand til at få adgang til den, selvom du er offline.
Sådan sikkerhedskopieres dine e-mails til en .pst-fil:
- Åbn din Outlook, og tryk derefter på File.
- I menuen skal du vælge Åbn og eksporter.
- Klik på knappen Importer / eksporter.
- Systemet vender tilbage til din hovedskærm i Outlook og åbner guiden Import / Export for at guide dig gennem eksportprocessen.
- I guiden skal du vælge indstillingen Eksporter til en fil fra listen og derefter klikke på Næste.
- Vælg Outlook-datafil (.pst), når du bliver bedt om at vælge en filtype, og klik derefter på Næste.
- Du bliver derefter bedt om at vælge de mapper, der skal eksporteres. Du kan vælge din e-mail-konto for at eksportere alle de mapper, der er knyttet til den, inklusive kontaktpersoner og kalenderdata. Klik på Næste, når du er tilfreds med dit valg.
- Vælg den adressesti, som backupfilen er gemt i. Husk stien, så du kan få adgang til den senere.
- Det er en god ide at ændre navnet på filen (den sidste del af stien). Som standard er det backup.pst.
- Hvis du gemmer sikkerhedskopifilen i standardstien, skal du vælge, om du vil have duplikatelementer.
- (Valgfrit) Du kan gå tilbage til en hvilken som helst af de foregående dialoger, måske for at ændre mappevalg ved hjælp af knappen Tilbage.
- Tryk på Udfør for at starte eksportprocessen.
- Outlook vil bede dig om at oprette en adgangskode. Dette kan være vigtigt af sikkerhedsmæssige årsager, men du behøver ikke at indtaste en adgangskode.
- Du kan finde den udpakkede fil på det sted, du har angivet for filstien. Du kan nu flytte eller kopiere filen et andet sted.
Sådan får du adgang til eksporterede Outlook-e-mails
Når du har eksporteret filerne, undrer du dig måske over, hvordan du får adgang til dem senere. Outlook gør det nemt at åbne sikkerhedskopier og gendanne dine e-mails til det gemte tidspunkt. Her er hvad du skal gøre:
- Find sikkerhedskopifilen. Bemærk dens placering og filsti.
- Åbn Outlook.
- Tryk på File, og klik derefter på Open & Export.
- I menuen til højre skal du vælge Åbn Outlook-datafil.
- Dette åbner File Explorer. Gå til sikkerhedskopifilen. Klik på den, og vælg derefter Åbn.
- Systemet returnerer dig til hovedskærmen i Outlook.
- I navigationsmenuen til venstre skal du rulle ned, indtil du ser Outlook-data. Denne kategori indeholder de emner, der er hentet fra sikkerhedskopifilen.
- Kategorien bevarer den originale formatering og mappesystemer.
- Du kan trække og slippe e-mails for at flytte dem til andre filer.
Nu har du adgang til dine sikkerhedskopierede e-mails.
Sådan gemmes du hurtigt en enkelt Outlook-e-mail
Nogle gange vil du ikke have besværet med at gemme alle e-mails og åbne Outlook igen, når du kun har brug for en eller et par specifikke e-mails. Heldigvis er der et par hurtige løsninger til at gemme en enkelt e-mail fra Outlook.
Metode 1 - Gem direkte i en mappe
- Åbn Outlook.
- Åbn File Explorer, og naviger til, hvor du vil gemme e-mailen. Du skal muligvis sætte både Outlook og File Explorer i vinduetilstand og flytte dem rundt for lettere adgang.
- Træk den e-mail, du vil gemme fra Outlook, til mappen.
- Outlook gemmer automatisk e-mailen i et Outlook-vareformat.
- Dobbeltklik på den gemte e-mail for at åbne den i Outlook.
Metode 2 - Gem som TXT eller HTML
- Åbn den e-mail, du vil gemme i Outlook.
- Vælg fil, og vælg derefter Gem som.
- File Explorer vises. Vælg den sti, hvor du vil gemme e-mailen. Nederst i File Explorer skal du klikke på pilen ud for Gem som type. Vælg enten kun tekst for at gemme i et .txt-format eller HTML for at gemme e-mailen som en .html-fil.
- Når den er gemt, kan du få adgang til e-mailen med din teksteditor (såsom Notesblok), hvis den er i .txt, eller din browser, hvis den er gemt som .html.
Hvis du gemmer e-mailen på denne måde, bevares der ingen vedhæftede filer, så sørg for at downloade dem, omdøbe dem efter behov og gem dem sammen med e-mailen for senere adgang.
Metode 3 - Brug skærmoptagelse til at gemme et billede
Du kan også bruge skærmoptagelsessoftware til at gemme indholdet af e-mailen som et billede. Denne metode kan være nyttig til at henvise til e-mailens indhold i andre kommunikationsformularer, da billeder let fastgøres til e-mails og andre meddelelser.
Hvis du bruger Windows, kommer nyere versioner med forudinstalleret software til skærmoptagelse med navnet Snipping Tool (på ældre enheder) og Snip & Sketch. Alternativt kan du bruge knappen Print Screen på dit tastatur og derefter indsætte billedet i Paint.
For Mac-enheder er processen ens. Brug genvejstasten Ctrl + Command + 4 til at åbne den integrerede skærmoptagelsesfunktion, og træk derefter markeringshåret for at dække et område over e-mailen for at gemme det.
Til Linux kan du finde en sortiment af skærmoptagelsessoftware tilgængelig til download, som kan bruges til at gemme e-mailen som et billede. Alternativt har GNOME-baserede modeller et integreret skærmbillede-værktøj i menuen Programmer> Tilbehør. Nogle Linux OS-versioner reagerer på knappen Print Screen på dit tastatur, ligesom i Windows-systemer.
Hvordan eksporterer jeg alle e-mail-adresser i Outlook?
Hvis du vil eksportere din kontaktliste (som indeholder e-mail-adresserne på dine kontakter samt andre oplysninger), kan du bruge trin svarende til, hvordan du eksporterer e-mails. Kontaktoplysninger kan dog gemmes i et andet filformat, der er mere brugervenligt og kan åbnes i Excel til hurtig manipulation og redigering. Her er hvad du skal gøre:
- Åbn Outlook.
- Vælg Filer> Åbn & eksport> Import / eksport.
- I guiden Import / eksport skal du vælge Gem som en fil.
- Vælg kommaseparerede værdier (.csv), når du bliver bedt om at vælge en filtype.
- I mappen til valg af mappe skal du vælge mappen Kontakter under din konto.
- Bekræft filstien, eller skift den efter behov. Navngiv filen som ønsket.
- Tryk på Udfør for at starte eksportprocessen.
- Import / eksport-dialogen lukkes, når processen er afsluttet.
Den eksporterede .csv-fil kan åbnes i Excel. Det viser et stort bord med kontaktoplysninger. Du har sandsynligvis mange tomme celler, og det er helt normalt. Du kan bruge Excel til at redigere dataene, selvom indsættelse af yderligere indhold muligvis gør det ulæseligt for Outlook, hvis du har brug for at importere filen senere.
hvordan man sletter beskadigede data på ps4
Du kan bruge denne fil på en anden enhed eller e-mail-tjeneste til at importere kontaktoplysninger.
Hvordan gemmer jeg flere Outlook-e-mails på min computer?
Hvis du vil gemme mere end en e-mail ad gangen, men ikke har brug for hele dit e-mail-bibliotek, er der en måde at vælge et par e-mails, der skal gemmes på en gang. Her er hvad du skal gøre:
- Åbn Outlook.
- Vælg de e-mails, du vil gemme. Hold Ctrl, og klik på mails for at vælge dem en ad gangen, eller hold Skift nede for at vælge en batch e-mails mellem det første og andet klik.
- Gå til Filer> Gem som.
- Gå til den mappe, du vil gemme e-mails i, i dialogboksen, navngiv filen, som du vil, og vælg Kun tekst som det format, du vil gemme i.
- Outlook gemmer alle de e-mails, der er valgt i en enkelt .txt-fil. Du kan bruge din teksteditor til at få adgang til dem.
Hvis du vil gemme dem i separate .txt-filer, skal du gemme hver e-mail separat. Yderligere Outlook-plugins tilgængelig online kan udvide denne funktion til at gemme e-mails i separate .txt eller alternative filformater.
Et nyt look på Outlook
Med Outlook's integrerede eksportfunktion kan du sikkerhedskopiere og gendanne e-mails, hvis du mister adgang til din e-mail-konto, uanset om det er mistet kodeord eller er blevet hacket. Da online kommunikation er så udbredt, kan det tage dig et par minutter af din tid at sikkerhedskopiere e-mails, hvilket sparer dig for hovedpine ved at kryptere over mistede filer.
Hvor ofte eksporterer du Outlook-e-mails? Lad os vide det i kommentarfeltet nedenfor.
