Du kan bruge Excel til at opdele oplysninger i mindre stykker. At finde de data, du har brug for og manipulere dem, er et vigtigt mål for mange Excel-brugere.
Hvis du har en persons fulde navn, skal du muligvis nulstille kun deres fornavn eller deres efternavn. For eksempel, hvis du sender en venlig automatiseret e-mail til dine kunder, skal du bruge deres fornavne for at undgå at lyde upersonligt. Hvis du ser på en liste over respondenter, kan det være vigtigt bare at bruge deres efternavne eller at skjule deres efternavne for at opretholde anonymitet.
Excel gør denne proces ligetil, og der er mange forskellige tilgange, du kan tage. Her er en tutorial, der hjælper dig med at oprette separate fornavne og efternavn kolonner ved hjælp af formler. Vi dækker også spørgsmålet om mellemnavne.
Excel-formler til opdeling af navne i dele
Hvor starter du?
Adskillelse af fornavne
Dette er den generiske formel:
= VENSTRE (celle, FIND (, celle, 1) -1)
For at udføre det skal du udskifte det celle med cellemarkøren, der indeholder det første fulde navn, som du vil opdele. I dette eksempel vil du vælge B2 og indtaste formlen:
= VENSTRE (A2, FIND (, A2,1) -1)
Det er dog vigtigt at bemærke, at på nogle enheder bruger denne formel semikolon i stedet for kommaer. Så hvis ovenstående formel ikke virker for dig, skal du muligvis bruge følgende version i stedet:
= VENSTRE (celle; FIND (; celle; 1) -1)
I eksemplet vil du bruge:
= VENSTRE (A2; FIND (; A2; 1) -1)
Nu kan du blot trække påfyldningshåndtaget ned til slutningen af kolonnen Fornavn.
VENSTRE-funktionen lader dig adskille en streng startende fra venstre ende af teksten. FIND-delen af denne formel finder det første mellemrum i det fulde navn, så du får den del af dit fulde navn, der kommer foran et tomt rum.
Derfor forbliver bindestregede fornavne sammen, og det samme gør fornavne, der indeholder specialtegn. Men din kolonne med fuldt navn indeholder ikke mellemnavne eller melleminitialer.
Komma eller semikolon?
Hvorfor er ikke formlen den samme for alle?
For mange Excel-brugere bruger Excel-funktioner kommaer til at adskille inputdata. Men på nogle enheder er de regionale indstillinger forskellige.
For at finde ud af, hvilket symbol der bruges i din Excel, skal du blot begynde at skrive formlen. Når du starter enter = VENSTRE ( , vil du se en svævetekst, der vil foreslå den rigtige formatering.
Adskillelse af efternavne
Brug den samme tilgang til at adskille efternavne. Denne gang skal du bruge den HØJRE formel, der adskiller strenge startende fra højre side.
Den formel, du har brug for, er:
= HØJRE (celle, LEN (celle) - SØG (#, UDSKIFT (celle,, #, LEN (celle) - LEN (SUBSTITUT (celle,,)))))
I eksemplet ovenfor bruger du følgende formel i celle C2:
= HØJRE (A2, LENNE (A2) - SØG (#, UDSKIFTER (A2 ,, #, LEN (A2) - LEN (SUBSTITUT (A2 ,,)))))
Igen skal du muligvis skifte fra komma til semikolon, hvilket betyder, at du muligvis skal bruge:
= HØJRE (A2; LENNE (A2) - SØG (#; UDSKIFTER (A2 ;; #; LENNE (A2) - LENNE (UDSKIFTER) (A2 ;;)))))
Bindestregte efternavne og efternavne med specialtegn forbliver intakte.
Hvorfor er denne formel mere kompleks end den for fornavne? Det er sværere at adskille mellemnavne og melleminitialer fra efternavne.
Hvis du ønsker, at mellemnavne og initialer skal vises med efternavne, kan du bruge formlen:
= HØJRE (celle, LEN (celle) - SØG (, celle))
eller:
= HØJRE (A2, LENNE (A2) - SØG (, A2))
eller:
= HØJRE (A2; LENGE (A2) - SØG (; A2))
Men hvad nu hvis du vil adskille mellemnavne? Dette er mindre almindeligt, men det kan være nyttigt at vide det.
Adskille mellemnavne
Formlen for mellemnavne er følgende:
hvordan man skifter netflix fra spansk til engelsk
= MIDT (celle, SØG (, celle) + 1, SØG (, celle, SØG (, celle) +1) - SØG (, celle) -1)
I eksemplet ovenfor får du:
= MIDT (A2, SØG (, A2) + 1, SØG (, A2, SØG (, A2) +1) - SØG (, A2) -1)
Hvis din Excel bruger semikoloner, er formlen:
= MIDT (A2; SØG (; A2) + 1; SØG (; A2; SØG (; A2) +1) - SØG (; A2) -1)
Når du har indtastet formlen, skal du trække påfyldningshåndtaget ned. Her er en mellemnavn kolonne tilføjet til eksemplet ovenfor:
Hvis det fulde navn ikke indeholder noget mellemnavn eller initial, får du nulværdier i denne kolonne, som muligvis vises som #VÆRDI !. For at få blanke celler i stedet for #VALUE !, kan du bruge funktionen FEJL.
Derefter bliver din formel:
= FEJL (MID (celle, SØG (, celle) + 1, SØG (, celle, SØG (, celle) +1) - SØG (, celle) -1), 0)
eller:
= FEJL (MID (A2, SØG (, A2) + 1, SØG (, A2, SØG (, A2) +1) - SØG (, A2) -1), 0)
eller:
= FEJL (MID (A2; SØG (; A2) + 1; SØG (; A2; SØG (; A2) +1) - SØG (; A2) -1); 0)
En tilgang til adskillelse af flere mellemnavne
Hvad sker der, hvis nogen på din liste har flere mellemnavne? Ved hjælp af ovenstående formel vil kun deres første mellemnavn blive hentet.
For at løse dette problem kan du prøve en anden tilgang til at adskille mellemnavne. Hvis du har oprettet fornavnet og efternavnskolonnerne, kan du bare afskære dem. Alt, hvad der er tilbage, tæller som mellemnavnet.
Denne formel er:
= TRIM (MID (celle1, LEN (celle2) + 1, LEN (celle1) -LEN (celle2 og celle3)))
Her henviser celle1 til cellemarkøren under kolonne Fuldt navn, celle2 henviser til cellemarkøren under kolonne Fornavn, mens celle3 henviser til cellemarkøren under kolonne Efternavn. I eksemplet ovenfor får vi:
= TRIM (MID (A2, LEN (B2) + 1, LEN (A2) -LEN (B2 & D2))))
eller:
= TRIM (MID (A2; LEN (B2) +1; LEN (A2) -LEN (B2 & D2)))
Hvis du følger denne formel, behøver du ikke bekymre dig om nulværdier.
Hurtig opsummering
Her er de formler, du kan bruge til at opdele fulde navne i dele:
Fornavne: = VENSTRE (celle, FIND (, celle, 1) -1)
Efternavne: = HØJRE (celle, LEN (celle) - SØG (#, UDSKIFT (celle,, #, LEN (celle) - LEN (SUBSTITUT (celle,,)))))
Mellemnavne: = FEJL (MID (celle, SØG (, celle) + 1, SØG (, celle, SØG (, celle) +1) - SØG (, celle) -1), 0)
Alternativ formel for mellemnavne: = TRIM (MID (celle1, LEN (celle2) + 1, LEN (celle1) -LEN (celle2 og celle3)))
Adskillelse af for- og efternavne uden brug af formler
Hvis du ikke har lyst til at skrive en masse formler, der kan blive indtastet forkert, skal du drage fordel af Excels indbyggede guiden Konverter tekst til kolonner.
- Sørg for, at Data fanen er valgt i menuen øverst, og fremhæv den kolonne, du vil konvertere.
- Klik derefter på Tekst til kolonner .
- Sørg derefter for Afgrænset er valgt, og klik Næste
. - Vælg nu Plads fra indstillingerne og klik Næste .
- Skift derefter Bestemmelsessted til$ B $ 2og klik Afslut.
Slutresultatet skal se sådan ud.
.
Slutresultatet skal se sådan ud.
Et sidste ord
Der er mange andre måder at løse dette problem på i Excel. Hvis ingen af de tilgængelige muligheder gør hvad du har brug for, skal du undersøge mere.
Brug af formler er relativt enkel, og det afhænger ikke af den version af Excel, du bruger. Men desværre kan du stadig støde på fejl.
For eksempel, hvis en persons fulde navn starter med deres efternavn, bliver det opdelt på den forkerte måde. Formlerne vil også have problemer med efternavne, der indeholder præfikser eller suffikser, såsom le Carré eller van Gogh. Hvis en persons navn ender med Jr., bliver det angivet som deres efternavn.
Der er dog ændringer, du kan tilføje for at løse disse problemer, som de ser ud. Arbejde med formler giver dig den nødvendige fleksibilitet til at tackle disse kompleksiteter.
