Google Sheets er en praktisk måde at organisere møder på, oprette opgaver, sortere fakturaer og forskellige andre data. Den er klar, funktionsrig og kan deles med andre brugere.
Den eneste ulempe ved dette værktøj er, at du ikke har en indbygget funktion til at sende e-mail-påmindelser om arket til dig selv eller andre brugere. Dette ville gøre det meget nemmere at holde styr på alle dine opgaver og data.
Heldigvis giver to metoder dig mulighed for at sende datobaserede påmindelser via e-mail. Læs denne artikel for at finde ud af mere om dem.
Afsendelse af påmindelser om begivenheder - Kombiner ark og kalender
Hvis du vil sende e-mail-påmindelser til dig selv, er den nemmeste måde at gøre det ved at blande to forskellige Google-værktøjer - Google Sheets og Google Calendar. Dette kræver ikke, at du bruger noget script. I stedet skal du bare eksportere data fra den ene app til den anden.
Metoden består af tre trin - at oprette og eksportere data fra Sheets, importere dem til Kalender og aktivere e-mail-påmindelser.
Trin 1: Opret og eksporter data fra ark
Hvis du vil eksportere data fra Sheets, skal du oprette et begivenhedsark og gemme det som en CSV-fil. For at gøre filen genkendelig i Google Kalender skal du bruge et bestemt format. Følg bare disse trin:
- Åbn dit dokument i Ark.
- Værdierne i din første række skal følge denne oversigt: A1: Emne, B1: Startdato, C1: Slutdato.
- Under overskriften 'Emne' skal du indtaste titlen på din påmindelse. Start- og slutdatoen skal være i formatet MM / DD / ÅÅÅÅ.
- Tilføj så mange begivenheder, som du vil, samt deres start- og slutdatoer.
- Klik på menuen 'File'.
- Hold musen over 'Download'. En ny menu skal vises.
- Vælg 'Kommaseparerede værdier'.
- CSV-versionen af din Sheets-fil downloades til din pc.
Bemærk: De eneste obligatoriske overskrifter er 'Emne' og 'Startdato', som listen kan importeres med succes. Hvis du vil tilføje andre overskrifter, kan du se listen over tilgængelige indstillinger (genkendelig af kalenderen) og deres rækkefølge på den officielle Googles support side.
Trin 2: Importer dokumentet til kalenderen
Når CSV-begivenhedsarket er klar til at blive importeret, er det tid til at skifte til Google Kalender.
- Åbn Google Kalender.
- Klik på menuen 'Indstillinger' (tandhjulsikon).
- Vælg 'Indstillinger'.
- Vælg 'Import & eksport' fra menuen til venstre.
- Vælg 'Vælg fil fra din computer' under afsnittet 'Import'.
- Naviger til den gemte CSV-fil, og klik på 'Åbn'.
- Til sidst skal du trykke på 'Import' for at importere CSV-filen.
Hvis du ser et display, der siger, at begivenhederne er blevet føjet til kalenderen - gik alt gnidningsløst. Nu er det eneste, der er tilbage, at oprette e-mail-underretninger om de pågældende begivenheder.
Trin 3: Opsætning af meddelelser og deling
Når du har konfigureret underretninger, modtager du påmindelser om alle de begivenheder, du har eksporteret fra Google Sheets direkte til din e-mail. Følg disse instruktioner for at sikre, at alt er konfigureret korrekt:
- Hold musen over dit navn under afsnittet 'Mine kalendere' til venstre for kalenderskærmen.
- Tryk på ikonet 'mere' (tre lodrette prikker), der vises ved siden af dit navn.
- Klik på 'Indstillinger og deling'.
- Kontroller, om din konto er angivet under 'Del med bestemte personer.' Hvis ikke, skal du vælge 'Tilføj personer' og tilføje din e-mail.
- Klik på rullemenuen 'Underretning' under afsnittet 'Underretninger om begivenheder'.
- Vælg 'E-mail' i stedet.
- Indstil klokkeslæt og dato mellem påmindelsen og begivenheden.
Nu sender din kalender påmindelser om alle begivenheder, som du har angivet på dine Google Sheets. Husk, at du kan tilføje noget under kolonnen 'Emne'. Du kan angive specifikke opgaver, fødselsdage eller andre arrangementer, ikke kun begivenheder.
Derudover skal du bruge 'Del med bestemte personer' mulighed nævnt ovenfor for at medtage andre e-mails på listen. Disse brugere får de samme påmindelser via e-mail til de særlige arrangementer.
Brug Tilføj tilføjelser til påmindelser
Den anden måde at sende e-mail-påmindelser via Google Sheets er at bruge en bestemt tilføjelse. Denne metode er noget lettere, og det kræver bare, at du konfigurerer udvidelsen, som automatisk gør alt andet.
Sådan konfigureres tilføjelsesprogrammet:
- Klik på fanen 'Tilføjelser' øverst på skærmen.
- Vælg 'Hent tilføjelser.'
- Skriv 'Tilføj påmindelser' i søgefeltet.
- Klik på ikonet 'Tilføj påmindelser', og vælg 'Installer'. Tillad tilladelser, hvis du bliver bedt om det, og vent på, at appen installeres.
- Gå til fanen 'Tilføjelser' igen, og hold markøren over menuen 'Tilføj påmindelser'.
- Vælg 'Opsæt / rediger påmindelser.'
Udvidelsen indeholder kolonner til Task, Assignee, CC (valgfri) og Deadline. Under 'Opgave' kan du indtaste en kort instruktion, e-mailen går under 'Modtager', mens datoen går under 'Deadline.'
Hvis du vil sende yderligere påmindelser til deadline-dagen, skal du justere den manuelt i menuen til højre.
Desuden, hvis du har brug for at tilføje mere indhold til din påmindelse, kan du klikke på 'Personaliser de sendte e-mails' og skrive den ekstra bit information.
Udvidelsen sender automatisk e-mails, når tiden kommer, og du kan ændre opgavebeskrivelser, modtagere og datoer på farten.
Vær forsigtig med påmindelser om tilføjelser
Brug af tilføjelsen 'Tilføj påmindelse' er en mere bekvem og nemmere måde end 'eksport / import' -metoden, men kræver samtidig mere opmærksomhed.
hvordan man forbinder kodi til Chromecast
Da påmindelserne sendes automatisk, er der en chance for, at du sender den forkerte opgave til den forkerte modtager, før du har en chance for at løse det. Dette kan undgås og normalt uskadeligt, men du skal stadig være opmærksom på, hvem der modtager hvad.
Hvilken metode anser du for bedre? Hvorfor? Del dine synspunkter i kommentarfeltet nedenfor.
