7 Excel-regnearksproblemer og hvordan man løser dem

Hvis du har brug for at lave en liste over noget,det erfristende at se Excel som standardlager: når alt kommer til alt er det kun en lille liste med emner til dig selv eller et par nære kolleger.

Måske har du brug for noget mere sofistikeret, såsom formler til beregninger eller makroprogrammering for at automatisere dataindsamling og -behandling.

Desværre er den lethed, hvormed du kan begynde at arbejde i Excel eller et konkurrerende regnearksprogram, også et af de største problemer. Hvad der begynder som et lille projekt i Excel vokser til noget massivt, på hvilket tidspunkt du også kan stå over for hastigheds- og stabilitetsproblemer eller endda et udviklingsproblem, du ikke kan løse.

Desuden giver store datastyringsopgaver ofte væsentlige udfordringer, såsom organisering, implementering, klassificering af filer, databasestyring, brugersamarbejde og mere. Alt, hvad der kræves for at bryde strukturen i en database, er at placere data i det forkerte område, skrive data inkonsekvent eller endda have to personer, der arbejder på det samme ark. Flere ting kan gå galt, hvilket forårsager forsinkelser og mulig datatab.

Denne artikel forklarer de mest almindelige problemer, der opstår, når du bruger Excel-regneark, hvordan man tackler dem, og hvornår det er bedre for dig at tage springet og skifte til en database i stedet.

Udgave nr. 1: Excel Multi-User Editing

Når Excel-systemer vokser organisk, løber du hurtigt ind i problemer, hvor en bruger åbner en projektmappe til enhver tid, og en anden person får at vide, at den allerede er åben. Den anden bruger kan annullere, vente eller se en skrivebeskyttet version. Excels løfte om at fortælle dig, hvornår den anden person forlader projektmappen, er et spil, da det ikke kontrollerer status så ofte, og det oplyser dig måske aldrig. Selvom det gør det, kan en anden muligvis logge ind og åbne filen før dig.

For at undgå solo-brugereffekter kan du bruge Excel Online (den nedskårne, webbaserede version af Excel) eller tænde for Delte projektmapper funktion. Her er en hurtig guide til, hvordan du deler et regneark.

1. Åbn det ønskede regneark, og klik på Fil .
2. Klik derefter på Del for at åbne et nyt vindue.
3. Indtast nu oplysningerne om den bruger, du vil dele regnearket med.

Du kan også dele dataene i flere projektmapper, så forskellige mennesker arbejder på forskellige projektmapper uden at træde på hinandens tæer.

Udgave nr. 2: Delte Excel-projektmapper

Excel Online tillader som standard flere redaktører, men der mangler meget funktionalitet. Tjenesten er ikke meget af en konkurrent til andet end de enkleste opgaver. Selvom funktionen Delte projektmapper ser ud som om den skal gøre jobbet, er den fuld af begrænsninger. Du kan ikke oprette en tabel eller slette en blok af celler, hvis projektmappen f.eks. Deles.

Når Excel-systemer vokser organisk, løber du ind i problemet, at kun en bruger kan åbne en projektmappe ad gangen.

Der er løsninger på nogle online Excel-begrænsninger. For andre handler det om at ændre projektmappens struktur i stedet for at bruge en allerede oprettet projektmappe - men dette scenario kommer ofte i vejen. Som et resultat er det umuligt at bruge en delt projektmappe på samme måde som du bruger en almindelig enkeltbruger projektmappe.

Ændringer i delte projektmapper synkroniseres mellem brugere hver gang projektmappen gemmes. Denne handling placeres på en tidsplan, hvilket f.eks. Tvinger en gemning hvert femte minut. Imidlertid er omkostningerne ved regelmæssig lagring og sporing af hver brugers ændringer ret store. Arbejdsbøger kan hurtigt balloner i størrelse og belaste dit netværk og bremse andre systemer.

modstrejke global offensiv server ip

Udgave nr. 3: Excel-tilknyttede arbejdsbøger

Opdeling af dine data på tværs af flere projektmapper kan give en løsning på problemet med redigering af flere brugere. Alligevel vil de sandsynligvis være nødt til at have links mellem dem, så værdier indtastet i en bliver brugt i en anden. Links mellem projektmapper er også nyttige til at opbevare separate data i separate filer i stedet for at have individuelle ark i en projektmappe.

Irriterende er disse links en anden kilde til frustration og ustabilitet. De bliver absolut, inklusive den fulde sti til kildearbejdsbogen eller relativ, inklusive forskellen mellem kilde- og destinationsstier. Selvom dette lyder fornuftigt, anvender Excel uklar regler for at beslutte, hvornår de skal bruge hver type link og ændre dem.

Reglerne styres af flere muligheder og af, om projektmapperne blev gemt, inden de indsatte links. Links ændres også, når du gemmer projektmappen eller åbner og bruger Gem som at lave et duplikat i stedet for at kopiere filen ved hjælp af File Explorer . Resultatet af al denne forvirring og usikkerhed er, at forbindelserne mellem projektmapper brydes let, og det er en tidskrævende proces at komme sig fra ødelagte links. Ingen får adgang til de berørte filer.

Tilknyttede data opdateres kun, når filerne åbnes, medmindre du specifikt klikker Data> Forespørgsler og forbindelser> Rediger links> Opdater værdier. Her er en hurtig demonstration.

1. Åbn det ønskede regneark, og klik Data .
2. Find nu Forespørgsler & Forbindelser og klik på Rediger links .
3. Vælg derefter Opdater værdier .

Hvis dine links ikke er mellem to projektmapper, men dækker tre eller flere, skal du åbne alle projektmapper i den rigtige rækkefølge for at sikre opdaterede dataprocesser i den rigtige rækkefølge, fra den første til den anden til den tredje. Hvis du ændrede en værdi i den første projektmappe og derefter åbnede den tredje, kunne den ikke se nogen ændringer, fordi den anden projektmappe ikke havde opdateret dens værdier.

Denne datakædning er logisk, men det øger sandsynligheden for, at oplysninger enten er forkerte, eller at du prøver at åbne en projektmappe, som en anden allerede redigerer.

Selvfølgelig kan du prøve at undgå sammenkædede projektmapper helt, men der er en chance for, at du ender med at indtaste de samme data i mere end en projektmappe, og dermed følger faren for at skrive det lidt anderledes hver gang.

Problem nr. 4: Excel-datavalidering

Fejl kan krybe ind i data inden for ethvert computersystem: mennesker skriver ord forkert eller transponerer cifre i tal med monoton regelmæssighed. Hvis dine data ikke bliver kontrolleret, når de er indtastet, har du problemer.

Som standard accepterer Excel, hvad brugeren skriver. Det er muligt at oprette validering på opslagslister, men disse er vanskelige at vedligeholde, hovedsageligt hvis det samme felt bliver brugt mere end et sted. Hvis brugerne skal indtaste dokument-ID-numre eller kundehenvisningsnumre uden kontrol, er det let at binde de forkerte poster sammen uden at indse det. Systemets dataintegritet kompromitteres fatalt, og enhver analyse af dataene er mistænkelig.

Du kan muligvis allerede lide af datavalideringsproblemer uden at indse grundårsagen. Overvej en situation, hvor du har en liste over fakturaer i Excel. Brugeren skriver kundens navn lidt forskelligt på hver faktura. Som et resultat får du fakturaer til Jones Ltd, Jones Limited, Jonse Ltd og joness. Du kan være opmærksom på, at disse alle henviser til det samme firma, men Excel gør det ikke. Enhver analyse af fakturdataene, såsom en pivottabel, der er baseret på kunder efter måned, leverer flere resultater, når der kun skal være et.

Udgave nr. 5: Excel-navigation

Store projektmapper er udfordrende at navigere. Arkfligene over bunden af ​​vinduet er en frygtelig mekanisme til at finde vej, når der er mange mængder af dem. Med flere synlige faner på tværs af skærmen bliver det svært at finde det, du har brug for. Her er en hurtig måde at navigere gennem ark på.

1. Højreklik på pilene til venstre for arknavne for at få vist Aktiver ark dialog.

Kun de første 20 ark vises, før du skal rulle gennem listen. Der er ingen måde at sortere, gruppere eller søge på det ønskede ark. Vinduet skal se sådan ud.

Problem nr. 6: Excel-sikkerhed

Du kan tilføje sikkerhed til Excel-projektmapper, men der er mange problemer. Beskyttelse er meget mere rettet mod at beskytte strukturen i projektmappen snarere end dataene. Du kan prøve at låse nogle ark og celler for at forhindre brugere i at ændre strukturen og formlen, men hvis de kan se dataene, kan de normalt ændre en eller alle af dem (medmindre du laver en eller anden kreativ makroprogrammering).

Problem nr. 7: Excel-hastighedsproblemer

Excel er ikke den hurtigste applikation, og dens programmeringssprog, VBA, er træg i forhold til mere professionelle programmeringssprog som C #. Dette scenario stammer fra den tilsigtede anvendelse og fleksible karakter af Excel. Det er trods alt en regnearkmotor. Ja, Excel VBA kan presses til tjeneste for at administrere lister med data, men det betyder ikke, at det er det bedste valg til den slags arbejde. Andre applikationer er bedre egnet til sådanne opgaver - primært fordi de udtrykkeligt er designet til at udføre dem.

Hvis du rammer et af problemerne i denne artikel, skal du ikke ignorere dem. Der er et professionelt svar på lagring af strukturerede data, kendt som databasen. Det behøver ikke at være skræmmende eller dyrt, og det skal give dig mulighed for at tænke logisk på dine data, hvordan de linker sammen, og hvordan du interagerer med dem.

Bemærk : Hvis du flytter fra en regnearkløsning til en database, skal du ikke duplikere regnearkdesignet slavisk. Benyt lejligheden til at gøre det bedre.

Der findes generelle databaseapplikationer, som du kan konstruere en skræddersyet løsning til. Alternativt kan du opleve, at en specialiseret databaseapplikation - en, der allerede er designet til det formål, du har brug for - er billigere, hurtigere at implementere og en bedre pasform.

sætte sang på ipod uden itunes

For eksempel, hvis du har en liste over kunder og detaljerne i alle dine interaktioner med dem, betragtes det som et CRM-system (Customer Relationship Management). På trods af sit smarte navn er et CRM-system en specialiseret database. Tilsvarende er kontopakker som QuickBooks og Sage specialiserede databaser. Hvis du ikke kan finde et forudbygget program, der passer til dine særlige behov, kan du selv bygge det eller få en lavet til dig af din it-afdeling eller konsulent.

Den mest almindelige databasetype er en relationsdatabase, der gemmer sine data i tabeller og består af rækker og kolonner. Hver række indeholder dataene for et separat element. For eksempel beskriver hver kolonne en anden attribut for emnet, f.eks. Kundens navn eller kreditgrænse.

Du behøver kun at indtaste en kundes data én gang for at oprette en post, og derefter kan du bruge dem på så mange fakturaer, som du har brug for.

Tabellerne har forhold defineret mellem dem, så f.eks. En faktura bærer kunde-id'et. Denne proces betyder, at du nemt kan finde alle fakturaer for en bestemt kunde eller hente kundens telefonnummer fra en bestemt faktura. Du behøver kun at indtaste kundens data én gang for at oprette kundeposten, og derefter kan du bruge dem på så mange fakturaer som du har brug for uden at skulle indtaste det igen. For at oprette en database skal du definere disse tabeller og relationer og derefter definere de skærmlayouts, du vil bruge til at liste og redigere dataene.

Der er snesevis af databaseapplikationer derude. Nogle er nemme at bruge og gør hele jobbet, så du kan definere tabeller, dataindtastningsskærme og rapporter. Andre er mere komplette inden for bestemte områder, men kræver andre værktøjer til at udføre et komplet job.

For eksempel kan et program være pålideligt, når man definerer tabeller og relationer og har robuste analyse- og rapporteringsfunktioner. Stadig mangler applikationen i sidste ende værktøjer til bestemmelse af dataindtastningsskærme. Microsoft SQL Server er det oplagte eksempel her. Som med andre store databasesystemer tager SQL Server sig af backend-en og forventer, at du bruger et andet værktøj, såsom Visual Studio, til at udvikle front-end.

Hvilke databaseindstillinger passer til dig?

Databaseindstilling nr. 1: Microsoft Access

Adgang er en af ​​bedstefadrene til desktop-databaser. Det er let at bruge, men let at misbruge. Du kan designe tabeller, skærme og rapporter fra bunden eller starte fra en skabelon. Nogle af skabelonerne er åbenlyst amerikanske og underviser ikke altid i god praksis, men de kommer hurtigt i gang. Skærme og programmeringsfunktioner kan være ret sofistikerede. Du kan distribuere dit færdige program til andre brugere via dit intranet (IKKE internet) i stedet for at stole på fildelinger.

Databasemulighed nr. 2: Microsoft SharePoint

SharePoint er en database såvel som en dokumentlagringsmekanisme. Du kan bruge den til at sammensætte enkle lister og linke dem sammen. Formdesigneren er lidt sofistikeret, men tilpasning er stadig mulig. SharePoint's evne til at hente en liste over data, der er akkumuleret i Excel, og placere den på en brugerdefineret liste er nyttig. Programmet gør den tilpassede liste tilgængelig for alle på dit netværk og giver dig mulighed for at tilføje sikkerhed for at begrænse, hvem der kan gøre hvad med disse data. Du kan bede SharePoint om at advare dig via e-mail, når nogen tilføjer, redigerer eller sletter poster. Hvis du gemmer data vedrørende personer, kalenderelementer eller opgaver, kan du synkronisere disse data med Outlook.

Databasemulighed nr. 3: Zoho Creator

Zoho Office er en webapplikation, der indeholder en database, der bruger træk-og-slip-funktionalitet til at sprede dens formularer på en enkel, intuitiv måde. Træk-og-slip-processen bliver også vant til at programmere interaktioner og arbejdsgange. Som en webservice er dine data og applikationer tilgængelige hvor som helst med enkel sikkerhed, der holder dine data private. Zoho opkræver pr. Bruger pr. Måned, men det begrænser antallet af poster, du kan gemme til den etablerede pris. Programmet koster ekstra, når der gemmes flere data eller til andre funktioner såsom e-mail-integration.

Som du kan se, tilbyder Excel mange funktioner, men mangler i nogle områder inden for hver enkelt. Nogle gange gør en anden applikation jobbet bedre, især hvis det er designet specielt til opgaven. Andre gange fungerer Excel fint, som for mindre databaser, så længe du ved, hvordan man forhindrer problemer i første omgang.