Sådan flyttes dokumenter i SharePoint

Administration af dokumenter er en af ​​de vigtigste ting i SharePoint. I erhvervslivet udvikler dokumenter ofte ting. De starter muligvis på OneDrive for Business og ender på organisationens Team Site. Dokumenter skifter ofte placeringer, så det er vigtigt at kende ind og ud af flytning af dokumenter i SharePoint.

hvordan låser du en iphone op

Flere måder at gøre det på

Alle, der har arbejdet i SharePoint, ved, at der er mange måder at få en bestemt opgave udført på. Flytning af dokumenter er ingen undtagelse. Uanset om du ender med at bruge File Explorer eller Migration Tool, afhænger af et antal faktorer, såsom antallet af dokumenter, der er flyttet, vigtigheden af ​​opretholdelse af versionshistorik, metadata og mere.

1. File Explorer

For at flytte et dokument ved hjælp af File Explorer skal du åbne både mål- og kildedokumentbibliotekerne (betyder ikke noget, om det er det samme sted). Vælg File Explorer i rullemenuen. Dette åbner en opdagelsesvisning for hver af bibliotekerne. Brug træk og slip for at flytte emner mellem de to opdagelsesvisninger.

Du kan flytte både mapper og filer og gemme indholdstyper, hvis både kilde- og målplaceringer har definerede indholdstyper. Denne metode bevarer også tilpassede metadata, hvis både kilde- og målplaceringer er defineret ved hjælp af de samme metadata.

Processen er dog manuel, og det er mere en kopi end et træk, hvilket betyder at du er nødt til at slette kildepunkterne efter flytning. Det bevarer ikke versionshistorik eller oprettes, oprettes af, ændres og ændres af egenskaber.

2. Gå til / Kopier til

Selvom det er nyttigt og simpelt, er det Flytte til og Kopier til kommandoer er kun tilgængelige på SharePoint Online. Denne mulighed giver dig mulighed for at flytte dokumenter fra OneDrive for Business eller SharePoint til en destination i SharePoint eller OneDrive. Vælg filen, og klik på en af ​​de to kommandoer. Det Flytte til indstilling flytter dit dokument med metadata og beskyttelse af versionshistorik til en anden mappe i det samme bibliotek, til et andet bibliotek eller til et andet sted.

Denne metode er perfekt til slutbrugere, da den er enkel og ligetil. Det giver dig mulighed for at kopiere og flytte både filer og mapper. Det bedste er, at det bevarer indholdstyper, brugerdefineret metadata-versionshistorik,ogdet oprettede, oprettet af, modificeret og ændret af egenskaber. Det Kopi at kommandere bevarer dog kun den nyeste version - den største ulempe er naturligvis, at denne metode er eksklusiv for SharePoint Online.

3. Administrer indhold og struktur

Hvis du aktiverer SharePoint Servers udgivelsesinfrastrukturfunktion, kan du se et Manage Content and Structure-link, når du navigerer til Webstedsadministration . Ved hjælp af denne funktion kan du flytte / kopiere dokumenter. Dette er en af ​​de bedste hacks, der hjælper dig med at flytte flere dokumenter samtidigt, mens du opretholder versionshistorik, oprettet, oprettet af, ændret og ændret af egenskaber. Indholdstype og metadata bevares også ved hjælp af denne metode.

Du bliver dog nødt til at aktivere udgivelsesfunktionen. Selv da kan du ikke flytte flere mapper. Måske er den største ulempe ved denne metode, at du skal være sideejer for at bruge den. Åh, og det fungerer kun på et enkelt sted.

4. Indholdsarrangør

Aktivér blot Content Organizer-funktionen, og vælg derefter de routingsregler, du vil bruge, og læg det dokument, du vil flytte, til drop-off-biblioteket. Denne metode giver dig også mulighed for at flytte dokumenter til ethvert andet websted. Det tager et stykke tid at konfigurere, men du skal kun gøre det en gang. Det bevarer også indholdstyper og tilpassede metadata.

Selvom det ikke bevarer versionshistorik og kræver en administrator, har det en nyttig funktion, der giver dig mulighed for at dirigere dit dokument ind i en mappe.

5. SharePoint Migration Tool

Microsoft ved, at flytning af dokumenter i SharePoint kan være lidt vanskeligt. Dette er grunden til, at virksomheden kom med gratis SharePoint Migration Tool . Dette værktøj håndterer alt fra små til store migreringer, der kan omfatte filer, mapper og endda lister fra dit SharePoint-websted. Varerne flyttes til OneDrive eller SharePoint.

Den mest åbenlyse fordel ved denne metode er værktøjets evne til at håndtere store migrationer. Det kan også tilpasses meget og bevarer versionshistorikken. Det er dog ikke kompatibelt med SharePoint-versioner før 2013. I modsætning hertil er nogle migrationsprodukter fra tredjepart betydeligt mere tilpasselige.

6. Tredjepartsprodukter

De fleste kvalitetsprodukter fra tredjepartsdokumentmigrering er ikke gratis, men de har en tendens til at fungere fantastisk, især for store migrationer. De har tendens til at være skalerbare og meget tilpasselige. De fleste af disse produkter er i stand til at bevare alt, inklusive indholdstyper, metadata, alle egenskaber og versionshistorik.

På den anden side koster denne metode penge. Når du overvejer det faktum, at du betaler for et værktøj, der hjælper dig med at flytte dokumenter, begynder du at spekulere på, hvorfor SharePoint ikke allerede har en brugervenlig mulighed. En anden ulempe her er, at tredjepartsprodukter kræver en administrator for at konfigurere og køre dem.

7. Brugerdefineret løsning

Endelig kan du kode din egen brugerdefinerede løsning via en række forskellige teknikker såsom REST API. Slutbrugeren behøver ikke at dirigere noget, du kan tilpasse så meget som du vil, og du kan sørge for, at alt bevares i dokumenterne. På den anden side skal du være i stand til at kode og bruge lidt tid på at skrive og vedligeholde koden, hvilket kan være særligt vanskeligt omkring produktopdateringerne.

Vælg din metode

Der er endnu flere metoder til at flytte dokumenter i SharePoint, men disse skal dække de fleste af dine behov. Overvej hvad du har brug for først, og snart ved du nøjagtigt, hvilken metode du skal bruge til hver.

Hvilken af ​​disse metoder foretrækker du? Har du brugt mere end en? Drøfte.