Hvis du nogensinde har behandlet to forskellige versioner af en Microsoft Word fil, som du havde brug for at sammenligne, så ved du, hvilken smerte det kan være at gøre det manuelt. Jeg har fået dette til at ske, når en kollega arbejdede med den forkerte version af en fil og inkorporerede ændringer i en ældre, der ikke længere var relevant.
Heldigvis har Microsoft Word en funktion, der lader dig automatisk sammenligne to dokumenter, så du behøver faktisk ikke gå igennem og kontrollere hvert ord eller afsnit manuelt! Sådan sammenlignes Word-dokumenter i macOS!
Åbn først Word fra din Dock eller fra mappen Applications på din Mac. En genvej til Applications lever under Finder 'S Go-menu.
Når Word åbnes, skal du bare vælge et tomt dokument fra Dokumentgalleriet ...
... eller åbn en af de filer, du gerne vil sammenligne. Det betyder ikke noget, hvilket dokument du starter, men den kommando, vi skal bruge her, bliver nedtonet, hvis Word ikke har en fil åben.
I hvert fald når Word er klar til at gå, skal du vælge Værktøjer> Spor ændringer> Sammenlign dokumenter fra menuerne øverst.
I feltet, der åbnes bagefter, skal du vælge dit originale dokument til sammenligning med det reviderede dokument. Hvis du klikker på rullemenuen i min røde boks nedenfor, kan du vælge blandt de seneste filer. Du kan også vælge det mappeikon, jeg har kaldt på med den røde pil for at navigere gennem dit filsystem for at finde det pågældende dokument.
Når du gør det, vil du se den velkendte dialogboks åbne / gemme, så brug den til at finde den første version af dit dokument og klik på Åbn.
Gør derefter det samme for den reviderede version af filen på højre side af vinduet.
Etiketændringerne med sektionen kan være hvad du vil - forfatteren af ændringerne er normalt en god indikator at gå med. Og der er et par flere ting at vide om dette vindue. Først giver ikonet med to pile dig mulighed for at bytte dokumenternes position til sammenligning, hvis du ved et uheld valgte din reviderede version som det originale dokument, siger. Og for det andet ved at klikke på caret-ikonet får du en hel masse nye muligheder for, hvad du skal sammenligne, og hvordan.
Så hvis du f.eks. Ikke behøver at sammenligne sidehoveder og sidefødder, store eller små bogstaver, kan du slå disse afkrydsningsfelter fra. Og som du kan se, opretter Word som standard et nyt dokument til sammenligningen, så når du er klar til at tjekke det, skal du klikke på OK i dette vindue for at se det.
Denne funktion er ikke perfekt, og hvis du ikke er fortrolig med, hvordan du læser spores ændringer i Word-dokumenter , kan det være en udfordring at kigge igennem den nye fil i starten. Men dette er så meget bedre end at skulle læse begge dokumenter side om side for at finde redigeringerne! Jeg har tidligere foretaget korrekturlæsning, og det lyder som mit eget personlige mareridt. Sammen med at skulle holde en tale foran en menneskemængde. Eller at skulle flyve gennem turbulens. Eller holde en tale, mens du flyver gennem turbulens.
Jeg stopper der. Dette kan tage et stykke tid.
