Teamadministrationsapps er gode til at holde alle på holdet på samme side med hensyn til organisation. Med Asana kan ledere effektivt distribuere opgaver og tilføje gæstemedlemmer til supportteam for at give en ekstra arbejdsstyrke til deres vigtige projekter.
Uanset om du leder et team eller bare er medlem, fortæller vi dig alt om at mestre projektledelse og hvordan du tilføjer gæster til din organisation eller dit team i Asana. Læs videre for at finde ud af mere.
Sådan tilføjes gæster i Asana
Asana giver virksomheder mulighed for at tilføje nye medlemmer, selvom de ikke har et e-mail-domæne. Denne funktion er praktisk til at tilføje nye samarbejdspartnere til bestemte opgaver eller tilføje kunder for at følge dine fremskridt. Gæstestatusen tillader enhver uden en e-mail med et organisationsdomæne at blive en organisationsgæst.
Administratorer af organisationer i Asana er de personer, der har tilladelse til at invitere og tilføje gæster. De kan beslutte, hvem der kan tilføje nye medlemmer ved at vælge, om kun admins, organisationsmedlemmer eller alle kan invitere nye mennesker til teamet.
Sådan inviteres gæster fra administrationskonsollen:
- Åbn Asana, og klik på knappen Medlemmer i øverste højre hjørne.
- Tryk på knappen Inviter medlemmer.
- Indtast e-mail-adressen på den person, du vil invitere.
- I rullemenuen skal du vælge det projekt, du vil tildele dem til.
- Bekræft ved at klikke på Send.
Her er trinene for at invitere nogen til at deltage i et projekt:
- Åbn Asana og det projekt, hvor du vil invitere nye gæster.
- Klik på ikonet Medlemmer, og det åbner et Share Project-vindue.
- Du kan invitere nye teammedlemmer eller gæster ved at indtaste deres navn eller e-mail-adresse.
Sådan inviteres folk til din organisation
Den nemmeste måde at invitere nye medlemmer eller gæster til dine projekter er at sende dem et delbart invitationslink. Asana-brugere kan dele disse links på mange kanaler som Slack, Microsoft Teams, e-mail eller endda via sms. Delbare links er gode til at invitere nye medlemmer, og e-mail er bedst for gæster.
Hvis du vil invitere nogen til et projekt, skal du gøre følgende:
- Åbn Asana.
- Find det projekt, du vil dele, i venstre sidebjælke.
- Klik på knappen Del i øverste højre hjørne.
- Vælg, om du vil invitere nogen via e-mail eller et link, der kan deles.
- Kopier link for at dele projektet.
Hvis du vil invitere nogen til teamet, kan du gøre det her:
- Åbn Asana.
- Klik på dit teams navn.
- Tryk på knappen Inviter.
- I pop op-vinduet skal du beslutte, om du vil invitere medlemmer ved hjælp af e-mail eller et link.
Yderligere ofte stillede spørgsmål
Kan du holde projekter og opgaver private i Asana?
Ja, du har fuld kontrol over alle dine projekter i Asana, og du kan bestemme deres status. Tilladelseskontrol giver dig mulighed for at holde øje med hvert stykke information og dets synlighed for organisationsmedlemmer. Hver enkelt kan bestemme, om de kun vil dele noget med deres team og samarbejdspartnere eller med alle andre i organisationen.
hvordan man tilføjer bot i uoverensstemmelse
Hvis opgaver er en del af et privat projekt, er deres synlighed begrænset til kun samarbejdspartnere, der arbejder direkte med projektet og dets opgaver. Hver samarbejdspartner kan se deres opgave eller underopgaver, men de har ikke adgang til andres opgaver, selvom de er i samme organisation.
Nogle gange, når du ønsker, at specifikke oplysninger skal forblive blandt et par teammedlemmer, kan du markere disse projekter som private eller endda kun kommentarer. Når du har indstillet dine opgaver til at være offentlige, bliver de tilgængelige for alle fra din organisation eller dit team.
Når du beslutter at ændre dit projekts privatliv, skal du gøre dette:
• Klik på + i øverste højre hjørne.
• Der vil du se alle medlemmer og gæster i dit team, og øverst vil du se Make Private.
• Når du klikker på Make Private, bliver dit projekt kun tilgængeligt for teammedlemmer.
Alternativt, hvis du vil ændre status for en opgave til privat, er det hvad du skal gøre:
• Åbn en opgave i Asana.
• Klik på Gør privat i øverste højre hjørne.
• På denne måde er opgaven privat, som kun du og andre samarbejdspartnere kan se.
• Fjern alle samarbejdspartnere nederst på siden, hvis du vil have denne opgave privat.
Kan du tilføje både medlemmer og gæster til det samme projekt?
Faktisk kan du tilføje både medlemmer og gæster til det samme projekt. Når de er i det samme team, kan de se hinandens navne og interagere mere. Hvis to gæster i øjeblikket ser hinanden som en privat bruger, betyder det, at de ikke arbejder på det samme projekt eller ikke er i det samme team. Når de er tildelt det samme projekt, bliver deres navne synlige.
Medlemmer har lov til at invitere gæster til organisationen, men det er administratorer, der træffer de endelige beslutninger. Selvfølgelig kan et medlem kun tilføje gæster til projekter, de arbejder på, og administratoren kan føje dem til alle aktive projekter såvel som skjulte.
Kan du have flere tildelte i Asana?
I øjeblikket er det ikke muligt at have flere tildelte i Asana. Kun én person kan tildeles en opgave, da de er ansvarlige for dens afslutning.
En måde at dele en opgave på mellem forskellige mennesker er at tilføje en eller flere delopgaver, hvor du let kan få flere samarbejdspartnere til at løkke. En anden måde er at bruge indstillingen Tildel kopier og få flere mennesker til at arbejde på den samme opgaves kopier.
Integreres Asana med hold?
Asana og Microsoft Teams har skabt et succesfuldt teamadministrationsværktøj. Ved hjælp af Asana til Microsoft Teams kan teams arbejde sammen mere effektivt. Inden for denne integration kan du bruge teams til at tale med samarbejdspartnere og Asana til at distribuere opgaver.
Her er hvad integrationen giver dig mulighed for at gøre:
• Følg Asana-opgaver, projekter og opdateringer i Teams.
• Brug teams til at søge projekter i Asana.
• Opret tilpassede meddelelser, der fungerer på tværs af begge platforme.
• Tilpas alle dine meddelelsesindstillinger.
• Brug alle Microsoft Office-filer og vedhæft dem til Asana-projekter og opgaver.
• Brug OneDrive til at gemme alle vigtige data til Asana-opgaver og projekter.
Hvad kan gæsterne gøre i Asana?
Gæster kan ikke have samme adgangsniveau som organisationsmedlemmer. Desuden kan de kun se de oplysninger eller filer, der specifikt deles med dem eller inden for en gruppe, de er i. Gæster kan se opgaver, projekter og offentlige projekter, der er delt med dem, men som ikke har tilladelse til at redigere dem.
Betalte funktioner er tilgængelige, men når det kommer til at oprette, redigere eller endda slette brugerdefinerede felter, er det umuligt, hvis du er gæst i Asana.
Her er hvad adgang gæsterne har:
• Gæster kan ikke blive medlemmer af gruppen
• Gæster kan ikke blive gruppemedlemmer uden at ændre deres e-mail-adresse
• Gæster kan ikke gennemse andre hold eller få adgang til forskellige grupper i organisationen
Hvad betyder det at være gæst i en organisation?
Gæster er brugere, der ikke har en officiel e-mail-konto fra virksomheden. De får en invitation til at hjælpe holdet med et eller flere projekter ved hånden. Med en gæstestatus kan du kommunikere med klienter, kunder eller andre, der arbejder med projektet. Inden for organisationen kan du dog kun se, hvad andre har delt med dig.
I Asana kan gæster tilføje eller redigere værdier inde i projektet eller opgaven, men de kan ikke slette dem eller oprette nye. Derudover har de adgang til alle premium-funktioner, som du tillader dem at bruge, undtagen administration af brugerdefinerede felter.
Kan gæsterne se hinanden?
Gæster kan kun se hinanden, hvis de arbejder sammen om mindst et projekt. Ellers ser de andre som private brugere. På denne måde sørger organisationen for, at de ikke kan se deres navne, medmindre de arbejder på noget sammen.
Hvad er forskellen mellem et gæst og et begrænset adgangsmedlem?
Gæster og medlemmer med begrænset adgang (LAM) er begge i bunden af virksomhedsstigen. I det væsentlige er LAM allerede en del af organisationen, mens Gæster er midlertidige teammedlemmer. Selvfølgelig, hvis en gæst viser talent og tilfredsstillende resultater, kan de blive et LAM eller endda et medlem.
overvåge, hvordan du deltager i stemmechat
Mens gæster ikke deler virksomhedens domæne og ikke tæller med i Asana-planen, har LAM'er en virksomheds-e-mail-adresse og en pladsoptælling i en virksomhed. Gæstestatus findes kun inden for organisationer og LAM'er, der er en del af både organisationer og arbejdsområder i Asana.
Bliv altid på sporet
Håndtering af teams er ikke en let opgave, men værktøjer som Asana kan hjælpe dig med at styre arbejdsbyrden og oprette funktionelle teams, der leverer til tiden. Udstyret med et specifikt værktøjssæt, der giver administratorer mulighed for at tilføje medlemmer, gæster og afvise teammedlemmer med et par klik, er det et uundværligt værktøj for enhver professionel virksomhed.
Forhåbentlig har vi hjulpet dig med at forstå, hvordan Asana fungerer, og hvordan du får mest ud af det. Derudover ved du nu, hvordan du tilføjer gæster til dit team og administrerer alle dine projekters synlighed.
Kan du lide at bruge Asana? Har du brugt det med Microsoft Teams?
Fortæl os mere om det i kommentarfeltet nedenfor.
